What are the 19 HRSA program requirements for FQHCs?

HRSA requires FQHCs to meet 19 program requirements covering: needs assessment, required/additional services, clinical staffing, accessible hours/locations, sliding fee scale, quality improvement/assurance, board authority, board composition, governance, financial management, billing/collections, budget, program data reporting, scope of project, federal/state requirements, health center controlled facilities, organizational structure, contracts/subawards, and conflict of interest policies. Noncompliance can result in conditions of award or loss of Section 330 funding.

How often do FQHCs receive HRSA Operational Site Visits (OSV)?

FQHCs receive an Operational Site Visit from HRSA approximately every 3 years. The OSV reviews compliance with all 19 program requirements. FQHCs should maintain continuous readiness by conducting internal audits and keeping documentation current rather than scrambling before a scheduled visit.

What are the HIPAA requirements for FQHCs?

FQHCs must comply with HIPAA Privacy, Security, and Breach Notification Rules including appropriate Business Associate Agreements with vendors handling PHI, an accurate and thorough security risk analysis under 45 CFR § 164.308, workforce training appropriate to role and policy, breach notifications within required timelines, and retention of HIPAA documentation for required periods. Many organizations review risk analysis and training annually, but timing should also reflect system, vendor, workflow, and material risk changes.

Can FQHCs bill two encounters on the same day?

Under Medicare PPS, FQHCs can bill 2 encounters on the same day if the patient sees two different providers for two different services (e.g., medical + behavioral health). Under Medi-Cal, generally only 1 PPS encounter per day is allowed, though some managed care plans may allow exceptions. FQHCs cannot bill 'incident-to' like private practices.

What is the False Claims Act penalty for FQHCs?

False Claims Act exposure can include inflation-adjusted per-claim penalties, treble damages, repayment, monitoring, and other consequences depending on the facts. Potential FQHC risk areas include unsupported billing, coding errors, documentation gaps, and 340B duplicate-discount issues. Organizations should verify current DOJ/OIG guidance and involve qualified counsel for specific matters.

Crea tu plan de trabajo de cumplimiento

Empieza con un requisito documentado. Confirma si aplica, asigna el trabajo y reúne la evidencia.

1. Define tu vista

Estado o jurisdicciónVer mis fechas

Tipo de fechaÁrea

Solo reglas federales seleccionadas. Aún no hay un conjunto revisado de reglas estatales o locales para esta selección. Su ausencia no significa que no existan obligaciones.

Seleccionar un estado no confirma aplicabilidad. Revisa entidad, servicios, programas, contratos y fechas fiscales. Fuentes revisadas: 2026-09-08.

2. Revisa y prepara (10)

Las notas permanecen en esta pestaña; no se guardan automáticamente. Descarga antes de salir. Usa cargos y referencias de evidencia, sin datos personales ni detalles de incidentes.

FederalFecha publicada o calculada2026-10-01

Telesalud de sitio distante en Medicare: G2025 deja de usarse en FQHC y RHC

Fechas de servicio a partir del 1 de octubre de 2026; los contratistas de Medicare aplican el cambio el 5 de octubre de 2026. Los RHC y FQHC pueden seguir prestando telesalud como sitio distante hasta el 1 de enero de 2028: cambia la forma de codificar las reclamaciones, no la cobertura.

Confirma si aplica: FQHC y RHC que presentan a Medicare reclamaciones por servicios de telesalud que prestan como sitio distante.
Acción concreta: Sustituye G2025 por el código CPT o HCPCS individual de cada servicio, con el código de ingresos correspondiente y el modificador 93 (solo audio) o 95 (audio y video). Actualiza el catálogo de cargos, las validaciones de reclamaciones del EHR y la capacitación, y haz una reclamación de prueba antes del 1 de octubre.
Evidencia que conservar: Catálogo de cargos y reglas de validación actualizados, una reclamación de prueba aceptada y un registro de capacitación.
Responsable sugerido: Facturación / Ciclo de ingresos

CMS MLN MM14468 — Billing of distant site telehealth services in RHCs and FQHCs

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalFecha publicada o calculada2026-10-19

Solicitudes de cambio de alcance antes del cierre del sistema de HRSA

La alerta de EHBs de HRSA fija las 11:59 p.m. ET del 19 de octubre de 2026 para solicitudes nuevas de cambio de alcance y el 24 de octubre para Solicitudes de Cambio devueltas. El módulo no estará disponible del 20 de octubre al 19 de noviembre y reabre el 20 de noviembre. Las solicitudes no presentadas antes de las 5:00 p.m. ET del 19 de noviembre pierden los datos de los Formularios 5A, 5B y 5C.

Confirma si aplica: Beneficiarios del Programa de Centros de Salud y look-alikes con un cambio previsto o pendiente de sedes, servicios u otras actividades dentro del alcance.
Acción concreta: Presenta los cambios previstos de sedes o servicios antes del 19 de octubre o prográmalos después del 20 de noviembre, reenvía las solicitudes devueltas antes del 24 de octubre y termina cualquier solicitud con formularios de alcance editables antes del 19 de noviembre.
Evidencia que conservar: Confirmación de envío en EHBs de cada solicitud, o una decisión registrada de presentarla después del 20 de noviembre.
Responsable sugerido: Cumplimiento / Gestión de subvenciones

HRSA PAL 2026-04 — Health Center Program Scope of Project System Improvements

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalFecha publicada o calculada2027-02-01

Formularios W-2 de 2026: presentar y entregar

1 de febrero de 2027 para formularios de 2026. Las prórrogas de presentación y entrega son distintas.

Confirma si aplica: Empleadores obligados a presentar W-2. Confirma el formulario, circunstancias especiales y prórrogas aprobadas con nómina.
Acción concreta: Concilia totales de nómina y datos del personal; confirma por separado la presentación y entrega.
Evidencia que conservar: Aprobación de conciliación, aceptación de SSA y registro de entrega en el sistema autorizado.
Responsable sugerido: Nómina / Finanzas

IRS — 2026 W-2/W-3 instructions

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalFecha publicada o calculada2027-03-01

Avisos a HHS de brechas pequeñas descubiertas en 2026

Dentro de 60 días tras finalizar el año del descubrimiento. El 1 de marzo de 2027 se calcula para 2026; no es una regla permanente del 1 de marzo.

Confirma si aplica: Entidades cubiertas por HIPAA con brechas notificables que afectan a menos de 500 personas. Otros avisos tienen plazos distintos y anteriores.
Acción concreta: La persona responsable de privacidad debe conciliar el registro y presentar un aviso por cada brecha notificable. No esperes esta fecha para responder al incidente.
Evidencia que conservar: Confirmaciones en el sistema restringido de incidentes; excluye datos de pacientes de este planificador.
Responsable sugerido: Responsable de privacidad

HHS — Breach reporting

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalSe activa por un evento

Responder a una posible brecha de privacidad

Escala el caso de inmediato. El aviso individual requerido debe hacerse sin demora injustificada y dentro de 60 días del descubrimiento; pueden aplicar otros avisos.

Confirma si aplica: Posibles brechas de información médica no protegida en entidades cubiertas por HIPAA; privacidad debe determinar si son notificables y qué avisos aplican.
Acción concreta: Activa el procedimiento de incidentes; establece la fecha de descubrimiento, destinatarios y obligaciones estatales o contractuales más estrictas.
Evidencia que conservar: Evaluación restringida, registro de respuesta y confirmaciones de avisos.
Responsable sugerido: Privacidad / Legal / Seguridad

HHS — Breach Notification Rule

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalConfirma el calendario de tu organización

Paquete de informe de auditoría única

Normalmente, lo que ocurra primero: 30 días tras recibir los informes del auditor o nueve meses tras cerrar el ejercicio. Verifica excepciones vigentes con FAC.

Confirma si aplica: Organizaciones sujetas a auditoría única para ese periodo. El cierre fiscal por sí solo no determina el plazo.
Acción concreta: Confirma aplicabilidad, fecha de recepción de informes y cierre fiscal; acuerda la fecha de entrega con auditoría.
Evidencia que conservar: Registro de recepción, cálculo aprobado del plazo y aceptación de FAC.
Responsable sugerido: Finanzas / Auditoría

Federal Audit Clearinghouse — Submission timing

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalConfirma el calendario de tu organización

Preparar la próxima entrega UDS

Confirma el año y ventana de entrega en instrucciones de HRSA y EHBs. Aquí no se deduce una fecha del próximo ciclo a partir del anterior.

Confirma si aplica: Centros obligados a presentar UDS para ese año; confirma las obligaciones según tu condición de beneficiario o look-alike.
Acción concreta: Asigna responsables por tabla, concilia definiciones y denominadores, resuelve validaciones y obtiene aprobación antes de entregar.
Evidencia que conservar: Conciliación aprobada, resolución de validaciones y confirmación de entrega.
Responsable sugerido: Datos / Calidad / Finanzas

HRSA — UDS technical assistance

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalConfirma el calendario de tu organización

Fechas de informes de subvenciones y proyectos

Usa el aviso de subvención, la tarea EHB y las instrucciones aplicables. Registra el plazo asignado a tu subvención.

Confirma si aplica: Beneficiarios con requisitos específicos de informe; confirma cada subvención por separado.
Acción concreta: Enumera subvenciones e informes, identifica quién aprueba y planifica la revisión desde la fecha real de entrega.
Evidencia que conservar: Requisito de la subvención, aprobación y comprobante de aceptación.
Responsable sugerido: Subvenciones / Finanzas

HRSA — Health Center Program Compliance Manual

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalConfirma el calendario de tu organización

Revisar política y escala de descuentos

Usa las pautas federales de pobreza vigentes y tu proceso aprobado. Asigna una fecha interna de revisión tras confirmar qué actualizaciones necesita la política.

Confirma si aplica: Centros sujetos a requisitos HRSA de descuentos según ingresos.
Acción concreta: Compara la escala con pautas vigentes, obtiene aprobación y alinea instrucciones y configuración del sistema.
Evidencia que conservar: Versión aprobada de escala y política, verificaciones del sistema y comunicación al personal.
Responsable sugerido: Finanzas / Acceso / Junta

HRSA — Chapter 9: Sliding Fee Discount Program

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

FederalConfirma el calendario de tu organización

Reconocimiento (deeming) de FTCA para centros aún no reconocidos para 2027

HRSA debe decidir dentro de 30 días tras recibir la solicitud. Para tener cobertura desde el 1 de enero de 2027, un bufete especializado en centros de salud recomienda presentarla a más tardar el 1 de octubre de 2026; confirma el plazo con tu oficial de proyecto. Para centros ya reconocidos, el plazo de renovación de 2027 fue el 26 de junio de 2026 y ya pasó.

Confirma si aplica: Beneficiarios del Programa de Centros de Salud aún no reconocidos para 2027, incluidos los nuevos. El reconocimiento de un beneficiario no se extiende a sus subreceptores ni a su personal.
Acción concreta: Confirma si tu organización está reconocida para 2027. Si no lo está, presenta la solicitud y confirma cómo se cubrirá cualquier periodo antes de la decisión de HRSA.
Evidencia que conservar: Confirmación de envío en EHBs y aviso de reconocimiento de HRSA para 2027.
Responsable sugerido: Cumplimiento / Gestión de riesgos

Feldesman — CY 2027 FTCA redeeming applications (PAL 2026-01)

Tu revisión de aplicabilidad

Empieza en Requiere revisión. Aplica y No aplica registran tu decisión; la herramienta no determina exenciones. Documenta el motivo y la referencia con la persona responsable.

Motivo de tu decisión o duda pendienteReferencia que respalda la revisión (política, contrato o fuente)

Añadir responsable y próxima revisión

Cargo responsableTu fecha interna de revisión (no es plazo legal)

Qué falta confirmar / referencia de evidencia

Nuestro análisis no es asesoría legal, médica, financiera, fiscal ni regulatoria. Lee la fuente original y consulta a un profesional antes de actuar.

1. Define tu vista

Estado o jurisdicciónVer mis fechas

Tipo de fechaÁrea

Solo reglas federales seleccionadas. Aún no hay un conjunto revisado de reglas estatales o locales para esta selección. Su ausencia no significa que no existan obligaciones.

Seleccionar un estado no confirma aplicabilidad. Revisa entidad, servicios, programas, contratos y fechas fiscales. Fuentes revisadas: 2026-09-08.

Crea tu plan de trabajo de cumplimiento

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2. Revisa y prepara (10)

Telesalud de sitio distante en Medicare: G2025 deja de usarse en FQHC y RHC

Solicitudes de cambio de alcance antes del cierre del sistema de HRSA

Formularios W-2 de 2026: presentar y entregar

Avisos a HHS de brechas pequeñas descubiertas en 2026

Responder a una posible brecha de privacidad

Paquete de informe de auditoría única

Preparar la próxima entrega UDS

Fechas de informes de subvenciones y proyectos

Revisar política y escala de descuentos

Reconocimiento (deeming) de FTCA para centros aún no reconocidos para 2027

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1. Define tu vista

2. Revisa y prepara (10)

Telesalud de sitio distante en Medicare: G2025 deja de usarse en FQHC y RHC

Solicitudes de cambio de alcance antes del cierre del sistema de HRSA

Formularios W-2 de 2026: presentar y entregar

Avisos a HHS de brechas pequeñas descubiertas en 2026

Responder a una posible brecha de privacidad

Paquete de informe de auditoría única

Preparar la próxima entrega UDS

Fechas de informes de subvenciones y proyectos

Revisar política y escala de descuentos

Reconocimiento (deeming) de FTCA para centros aún no reconocidos para 2027